Делопроизводство практические по составлению документов

Конфиденциальное делопроизводство в целом базируется на тех же принципах, что и открытое делопроизводство, но в то же время имеет отличия, обусловленные конфиденциальностью документированной информации. Эти отличия касаются сферы конфиденциального делопроизводства и охватываемых им видов работ с документами. По делопроизводство практические по составлению документов деятельности открытое делопроизводство распространяется на управленческие действия и включает в основном управленческие документы.

Конфиденциальное делопроизводство в силу условий работы с конфиденциальными документами распространяется как на управленческую, так и на различные делопроизводство практические по составлению документов производственной деятельности, включает не только управленческие, но и научно-технические документы научно-исследовательские, проектные, конструкторские, технологические и др.

Кроме того, конфиденциальное делопроизводство распространяется не только на официальные документы, но и на их проекты, различные рабочие записи, не имеющие всех необходимых реквизитов, но содержащие информацию, подлежащую защите. Чертежно-графические документы оформляются в соответствии с нормами, существующими для систем проектной, конструкторской и технологической документации, текстовые документы - по установленным правилам оформления различных систем управленческой документации. Излагать правила оформления всех систем документации нет возможности в силу того, что это заняло бы слишком много места, а, главным образом, нет и большой необходимости, потому что ни одно из коммерческих предприятий не создает документы по каждой из всех систем документации.

делопроизводство практические по составлению документов

Самой многочисленной по составу и объему документов, присущей всем организациям и предприятиям независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, является система организационно-распорядительной документации, применяемая для фиксации решений административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности организаций и предприятий.

Состав организационно-распорядительных документов определен Общероссийским классификатором управленческой документации ОКУД К ним отнесены следующие документы, имеющие отношение к коммерческой деятельности:.

Протокол общего собрания делопроизводство практические по составлению документов трудового коллектива предприятия о создании. Распоряжение Главы администрации территории о предоставлении земельного участка. Делопроизводство практические по составлению документов по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий. Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия. Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия.

Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания. Эти требования в целом применимы и для конфиденциальных документов, однако специфика конфиденциальных документов вызывает необходимость частичного уточнения некоторых положений стандарта.

ГОСТом установлены места расположения реквизитов на документе и границы зон для одного или нескольких реквизитов. При этом допускаются два варианта расположения реквизитов - угловой и продольный.

ГОСТом установлены и размеры полей документа: Следует иметь в виду, что при размере левого поля в 20 мм после подшивки документа в дело текст, примыкающий к границе поля, или зашивается, или становится неудобным для чтения, поэтому размер поля должен быть увеличен.

делопроизводство практические по составлению документов

Состав реквизитов конкретных документов определяется видом этих документов, а также организационно-правовой формой предприятия организации. Набор установленных для конкретных видов документов реквизитов, расположенных в определенной последовательности, называется типовым формуляром вида документа.

Поэтому ГОСТом, помимо состава реквизитов, установлены и обязательные требования к оформлению каждого реквизита. Часть реквизитов документов воспроизводится на бланках, которые являются обязательными для организационно-распорядительных документов, за исключением отдельных видов внутренних документов докладные и объяснительные записки, справки, заявлениясоставляемых не на бланке.

ГОСТом установлены три вида бланков: При этом наряду с бланками предприятий и организаций допускается создание бланков структурного подразделения и должностного лица, которые могут проектироваться в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи документов. Бланки бывают двух типов: Воспроизводить герб на бланке имеют право органы государственной власти, иные государственные органы и организации, определенные Положением о Государственном гербе Российской Федерации и соответствующими правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Другие организации и предприятия должны издавать документы на простых бланках. Простые бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Гербовые и простые бланки могут иметь два основных формата - А4 хмм и А5 х мм и два варианта расположения реквизитов на них - угловой и продольный.

Допускается также использование бланков форматов A3 х мм и А6 х мм. Бланки следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Эмблема представляет собой символическое изображение, отражающее направление деятельности организации предприятия. На бланках документов коммерческих предприятий в качестве эмблемы обычно воспроизводятся обозначения, отличающие товары и услуги одних юридических лиц от товаров и услуг других юридических лиц.

Если предприятие по учредительным документам имеет и сокращенное наименование, то оно помещается ниже полного. Наименование на иностранном языке воспроизводится, если оно закреплено в уставе предприятия, и располагается ниже наименования на русском языке. При наличии вышестоящей организации она указывается над наименованием предприятия в сокращенном, а при делопроизводство практические по составлению документов отсутствии - делопроизводство практические по составлению документов полном виде.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения предприятия указывается в том случае, если они являются автором документа, и располагается ниже наименования предприятия. Дата проставляется лицом, подписывающим утверждающим документ. Если авторами документа являются несколько предприятий, то датой документа является наиболее поздняя дата его подписания утверждения. Дата документа оформляется арабскими цифрами, разделенными двумя разграничительными точками, в следующей последовательности: День месяца и месяц проставляются двумя парами цифр.

Если они выражаются однознаковой цифрой, то перед ней ставится 0. Год обозначается четырьмя цифрами. В итоге дата может иметь следующие варианты обозначения: Допускается оформление даты в последовательности, предусмотренной международными нормами: В нормативных и финансовых документах обычно используется словесно-цифровой способ оформления даты, например: Дата документа не должна отождествляться с датами, проставляемыми при визировании, согласовании, поступлении, рассмотрении и при других стадиях оформления и обработки документа.

Регистрационным номеров конфиденциального документа является номер, присвоенный ему делопроизводство практические по составлению документов журналу учета изданных документов, который проставляется на документе на стадии подготовки его проекта.

При этом на всех листах, кроме первого, рядом с номером проставляется аббревиатурой гриф конфиденциальности документа, например: Проставление регистрационного номера и грифа конфиденциальности на всех листах изданного конфиденциального делопроизводство практические по составлению документов необходимо для того, чтобы в случаях, когда документ делопроизводство практические по составлению документов каким-либо причинам окажется разрозненным, можно было установить по номеру и грифу конфиденциальности принадлежность отдельных листов к определенному конфиденциальному документу и тем самым предупредить случайное уничтожение листов или несанкционированное ознакомление с.

Если документ составлен несколькими предприятиями, то его регистрационный номер состоит из регистрационных номеров каждого из этих предприятий, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Такой регистрационный номер проставляется только на первом листе документа, на остальных указывается номер, присвоенный по месту печатания проекта документа. Этот реквизит переписывается из бланка инициативного документа, поступившего на предприятие.

Следует иметь в виду, что на поступивший конфиденциальный документ ответный документ может быть либо конфиденциальным с совпадением или разностью в грифе конфиденциальности с инициативным документомлибо открытым, точно также как и на поступивший открытый документ, ответный документ может быть открытым или конфиденциальным, так как гриф конфиденциальности определяется степенью конфиденциальности сведений, содержащихся только в ответном документе независимо от поступившего.

Если ответ дается на конфиденциальный документ, то в ссылке на регистрационный номер к нему аббревиатурой добавляется гриф конфиденциальности, например: Место составления или издания должно указываться в соответствии с принятым административно-территориальным делением, делопроизводство практические по составлению документов этом сокращения могут быть только общепринятыми: Конфиденциально, Строго конфиденциально, Коммерческая тайна.

Реквизит оформляется следующим образом: Если документ подготовлен в одном экземпляре, то проставляется: Реквизит помещается на первом листе документа ниже срока конфиденциальности, а при отсутствии срока конфиденциальности - под грифом конфиденциальности.

Адресатами могут быть предприятия организацииих структурные подразделения, должностные лица. Предусмотренные ГОСТом в качестве адресата физические лица применительно к конфиденциальным документам адресатами быть не должны, поскольку не делопроизводство практические по составлению документов в силу разных причин в должной мере обеспечить сохранность и конфиденциальность документов.

При адресовании документа на другие предприятия обязательно указывается в именительном падеже наименование предприятия. Если известно структурное подразделение предприятия, имеющее непосредственное отношение к данному документу, то оно также указывается в именительном падеже, например:. При адресовании документа должностному лицу, являющемуся одних из руководителей предприятия, в дательном падеже указывается должность с включением наименования предприятия, инициалы и фамилия, делопроизводство практические по составлению документов.

При адресовании документа руководителю подразделения предприятия сначала в именительном падеже указывается наименование предприятия, затем в дательном падеже должность руководителя подразделения включением наименования подразделения, его инициалы и фамилия, например:.

делопроизводство практические по составлению документов

Если известен конкретный сотрудник подразделения, непосредственно занимающийся решением содержащегося в документе вопроса, то документ следует адресовать. Должность, инициалы и фамилия сотрудник указываются в дательном падеже под названием структурного подразделения, например:. Если документ направляется делопроизводство практические по составлению документов несколько однородных обычно подчиненных предприятий, то они указываются обобщенно, например:.

При адресовании документа разовым корреспондентам следует проставлять их почтовый адрес, поскольку сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства, отправляющий документ, может не знать почтового адреса получателя.

делопроизводство практические по составлению документов

Элементы адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в федеральные органы власти и постоянным корреспондентам.

делопроизводство практические по составлению документов

В документе должно содержаться не более четырех адресатов. При большем количестве адресатов составляется список рассылки документа, и на каждом экземпляре документа проставляется адресат, которому направляется данный экземпляр. Такой же порядок адресования должен делопроизводство практические по составлению документов в случаях, когда каждый адресат не должен знать, кому еще направлен данный конфиденциальный документ.

Все адресаты, если их не более четырех, проставляются на экземпляре, остающемся на предприятии. Внутренние документы адресуются должностному лицу, при этом, если документ адресуется одному из руководителей предприятия, наименование предприятия может указываться кратко или не указываться вообще, например:.

При адресовании внутреннего документа руководителю подразделения предприятия наименование подразделения, включаемое в название должности, указывается полностью.

Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек и двоеточиянаименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:. Если документ утверждается несколькими должностными лицами, то он печатается не на бланке. В состав должностей утверждающих лиц включаются полные наименования предприятий, и грифы утверждения располагаются на одном уровне в пределах площади, отводимой ГОСТ под продольный вариант расположения реквизитов FAQ Обратная связь Вопросы и предложения.

Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Оформление конфиденциальных документов Правила оформления конфиденциальных документов: К ним отнесены следующие документы, имеющие отношение к коммерческой деятельности: Гриф ограничения доступа к документу включает: Если известно структурное подразделение предприятия, имеющее непосредственное отношение к данному документу, то оно также указывается в именительном падеже, например: Председателю Правительства Российской Федерации Д.

Медведеву При адресовании документа руководителю подразделения предприятия сначала в именительном падеже указывается наименование предприятия, затем в дательном падеже должность руководителя подразделения включением наименования подразделения, его инициалы и фамилия, например: Иванову Если известен делопроизводство практические по составлению документов сотрудник подразделения, непосредственно занимающийся решением содержащегося делопроизводство практические по составлению документов документе вопроса, то документ следует адресовать.

Должность, инициалы и фамилия сотрудник указываются в дательном падеже под названием структурного подразделения, например: Иванову Если документ направляется на несколько однородных обычно подчиненных предприятий, то они указываются обобщенно, например: Директорам магазинов При адресовании документа разовым корреспондентам следует проставлять их почтовый адрес, поскольку сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства, отправляющий документ, может не знать почтового адреса получателя.

Внутренние документы адресуются должностному лицу, при этом, если документ адресуется одному из руководителей предприятия, наименование предприятия может указываться кратко или не указываться вообще, например: Сидорову При адресовании внутреннего документа руководителю подразделения предприятия наименование подразделения, включаемое в делопроизводство практические по составлению документов должности, указывается полностью.